Roadbook (Livre de route) : définition et usages
Par Steven Philémond | Le | Solutions
Les entreprises ont souvent recours à l’évènementiel pour développer leur business et promouvoir leur offre. Ils peuvent par exemple organiser un roadshow afin de communiquer de manière efficace avec leur public (clients, prospects, collaborateurs, etc.) Le roadbook est un outil indispensable à la réussite d’un projet d’entreprise.Ce document permet d’avoir une vue représentative sur les objectifs clés de la mission et ainsi d’éviter de se perdre en cours de route. Il se révèle utile aux organisateurs tout comme aux participants de l’évènement. De quoi s’agit-il réellement ?
Définition de roadbook
Le roadbook est un terme tiré de l’anglais qui peut être traduit par « livre de route » en français. Il se présente généralement sous la forme d’un document qui décrit l’ensemble des caractéristiques d’un projet spécifique. Le roadbook est connu pour être la bible d’un organisateur d’évènement en ce sens où on y retrouve toutes les informations nécessaires à sa réalisation.
Concrètement, le livre de route résume les missions des collaborateurs et intervenants sur un projet. Il retrace le déroulé complet d’un évènement d’entreprise. Sans lui, les organisateurs risquent de se perdre dans l’exécution de leurs tâches. Le roadbook est un peu semblable à une feuille de route à la seule différence que son contenu est plus englobant.
Roadbook, road-book ou road book : quelle est la bonne orthographe ?
Le mot roadbook est emprunté à l’anglais. Il peut donc être difficile de décider (a priori) de la graphie que l’usage retiendra pour ce terme. En français, les orthographes : roadbook, road-book et road book sont possibles. La graphie peut tout de même varier d’un site à un autre. Sur Wikitionnaire (le dictionnaire libre), le mot est souvent orthographié avec un trait d’union : road-book.
La graphie en deux mots séparés (road book) est la plus fréquente sur Google Livres. Il est un peu plus difficile de connaître la bonne orthographe de ce terme sur les moteurs de recherche. En renseignant la requête « road-book » sur Google par exemple, on a accès aux trois graphies.
Que peut-on retrouver dans un roadbook ?
Toutes les informations nécessaires à la réussite d’un évènement sont recensées dans ce livre de route. Le roadbook guide les organisateurs et intervenants pour une réussite de leurs missions, à savoir :
- des supports de communication,
- l’identité visuelle de l’entreprise,
- des plans d’implantation,
- l’itinéraire à suivre (distance à parcourir),
- la scénographie de l’espace concerné,
- des slides sur la plénière de la société,
- les briefs des différents prestataires,
- les éventuels déplacements, etc.
À l’instar des pilotes de rallye automobile, le roadbook sert de carte (guide) pour les membres d’une organisation sur le terrain. Son contenu peut tout de même varier d’une entreprise à une autre. Chaque organisateur est libre de réaliser un livre de route pour son évènement.
Rassembler le plus d’informations possible dans le document est indispensable pour garder la ligne directrice. Cela permet surtout d'offrir une expérience agréable aux participants en leur évitant les pertes de temps et en minimisant le risque de désintéressement.
Les objectifs d’un livre de route
L’utilisation des roadbooks s’est nettement démocratisée au cours de ces dernières années. Dans le domaine de l’évènementiel, ils visent à :
- servir de support pour les équipes sur le terrain,
- assurer le respect de chaque étape du projet,
- donner des indications précises sur l’évènement,
- éviter les pertes de temps inutiles,
- favoriser la réussite de l’évènement…
Le but principal d’un roadbook est d'anticiper le déroulement du projet. Il permet aux prestataires d’avoir sous la main toutes les informations dont ils auront besoin le jour J.
Conseils pour réaliser un roadbook pour un évènement d’entreprise
Pour créer un planning à suivre lors des évènements professionnels, il ne faut rien laisser au hasard. Le roadbook peut être réalisé à la main ou à l’aide d’un outil spécifique en ligne. La seconde option est davantage recommandée en raison de sa praticité. Il suffit de nommer le document dans un premier temps puis de renseigner toutes les informations relatives au projet.
Les organisateurs ont la possibilité de modifier les éléments à leur guise en tenant compte de leurs objectifs et du type d’évènement. La dernière étape consistera à générer le roadbook, à l’imprimer puis à le partager aux différents prestataires. Selon l’outil choisi, les possibilités offertes ne seront pas les mêmes. L’idéal est de miser sur un logiciel qui s’adapte à l’événement mis en place.