Visioconférence : définition et mise en situation

Qu’est-ce qu’une visioconférence ?

Pour comprendre le sens du mot « visioconférence », il est important de la définir, mais il faut aussi connaître son étymologie.

Étymologie du mot

Le mot conférence provient du latin « conferentia » qui signifie « confrontation, réunion ». Le fait de tenir une conférence implique donc d’avoir un échange, une discussion. De son côté, le suffixe visio provient du mot latin « visio » qui signifie « vision, idée du futur ».

Définition de la visioconférence

La visioconférence désigne un moyen de communication vidéo et audio à distance. À l’aide d’un écran, d’une caméra de qualité et d’un logiciel, la visioconférence permet de communiquer avec des interlocuteurs situés aux quatre coins du monde. Les solutions de visioconférence incluent ainsi des téléphones compatibles vidéo, des applications de visioconférence complètes (Skype, Zoom, Google Workspace, Google Meet…) et des caméras web.

Cette solution de communication permet d’organiser des séances de travail et des réunions sans tenir compte du facteur géographique qui peut représenter un véritable frein dans certaines situations.

La visioconférence : pour qui ?

Les solutions de visioconférence sont utiles pour plusieurs secteurs d’activité. Les entreprises qui proposent des services financiers ou commerciaux peuvent en effet faire appel à la vidéoconférence pour contacter des partenaires, des fournisseurs ou des clients. Cette solution est indispensable lorsqu’on a besoin d’analyser des documents en équipe, de présenter des maquettes ou de partager des graphiques.

Les systèmes de visioconférence sont également très utiles pour les services RH. Ils permettent en effet de réaliser des entretiens des candidats établis dans des zones géographiques éloignées.

La visioconférence est aussi utilisée dans le secteur de la santé. De nombreux professionnels n’hésitent pas à faire des échanges vidéo pour discuter de la situation d’un patient. Cette solution est également de plus en plus utilisée pour les consultations médicales.

Pourquoi utiliser la visioconférence dans son entreprise ?

L’usage d’un système de visioconférence offre à l’entreprise de nombreux avantages.

La visioconférence pour booster la collaboration

Ce dispositif permet de réunir les collaborateurs et d’augmenter leur agilité, quelle que soit la distance qui les sépare. Grâce à cet outil de communication, il est possible de partager des images et traiter de tous les sujets liés aux activités de l’entreprise. Ceci, sans se limiter aux contraintes d’une salle de réunion ou d’un espace de travail physique.

En effaçant les contraintes géographiques, temporelles et logistiques, la visioconférence avec des outils comme Zoom, Skype, Google Meet ou Google Workspace simplifie et favorise les échanges entre les collaborateurs, notamment dans les multinationales.

Avec la visioconférence, finis les appels croisés entre les collaborateurs et les pertes d’information répétitives. En une seule réunion, il est possible de diffuser des messages de manière transversale et instantanée auprès de participants multiples.

Des outils simples à utiliser

Les outils de visioconférence sont particulièrement simples à paramétrer et à utiliser. Intuitives et accessibles à tous les corps de métier, les solutions de visioconférence disposent de nombreuses fonctionnalités et d’une interface de numérotation simplifiée qui facilitent grandement l’organisation des réunions. On peut en effet ajouter à tout moment des participants à son réseau pour les inviter à participer à son briefing.

D’autre part, l’utilisation d’une solution de visioconférence comme Zoom, Google Workspace, Google Meet ou Skype permet aussi de diminuer considérablement les risques susceptibles de venir parasiter les réunions (intempéries, retard, panne, grève, accident…). Grâce à cette solution de communication en vidéo, il est possible d’interagir directement depuis n’importe quel endroit. On gagne ainsi en flexibilité et on se libère des contraintes du temps. La visioconférence permet une haute disponibilité des participants. Ceci favorise des prises de décision et les interactions interprofessionnelles rapides et efficaces.

Des économies sur les frais de déplacement

Se déplacer pour un rendez-vous ou une réunion en présentiel est souvent chronophage et onéreux pour l’entreprise. En plus d’engendrer des frais (billet d’avion, billet de train, hébergement, restauration…), les temps accordés au déplacement sont en effet perdus et improductifs.

À cet égard, la vidéoconférence apparait comme une solution économique sur plusieurs plans. Elle permet de réduire les frais liés au transport, à l’hébergement et à la restauration, mais aussi les coûts de communication supplémentaires relatifs aux longues distances. Pour ce faire, il suffit d’avoir internet, un écran, un appareil équipé d’une caméra de qualité et un logiciel de communication comme Zoom, Google Meet, Skype ou Google Workspace et le tour est joué.

Améliorer la satisfaction des collaborateurs

Une solution de vidéoconférence sur Zoom ou autres logiciels est aussi un excellent moyen pour augmenter la motivation des employés. Permettant de travailler depuis n’importe quel endroit, ce système de communication permet aux collaborateurs d’organiser leur vie professionnelle et personnelle de manière intelligente. Ils se sentent ainsi moins stressés et plus satisfaits.

Aucune contrainte ne se présente en effet à eux lorsqu’ils ne sont pas en mesure de faire des déplacements ou de se rendre à une réunion.